Регламент

взаимодействия PR-служб

Группы компаний «Интурист»

г. Москва

2008 год


СОДЕРЖАНИЕ

Терминология	3
Общие положения	3
Задачи Регламента	3
Основные механизмы координации коммуникационной деятельности Планирование и отчетность Формирование бюджетов коммуникационной деятельности Кадровая политика Текущее взаимодействие	4 4 4 4 4
Контроль за выполнением регламента	5

1. 
   Терминология
   

1. 
   Коммуникационная деятельность (поддержка, сопровождение) - взаимодействие с обществом, государством, СМИ, бизнес-сообществом, акционерами, менеджментом и сотрудниками Группы компаний «Интурист» (далее – Компания) на основе Коммуникационной программы с целью:
   

- бизнес-позиционирования Компании;

- продвижения Компании как социально-ответственной компании;

- PR-поддержки корпоративного управления;

- создания механизма гибкого реагирования на внешние воздействия;

- формирования механизмов управления общественным мнением по отношению к Компании;

- управления информационными потоками внутри Компании;

- создания и поддержания внутрикорпоративной идеологии и культуры.

2. 
   Коммуникационная программа Группы компаний «Интурист» - корпоративный документ Группы компаний «Интурист», утверждаемый Советом директоров ВАО «Интурист» и Советом директоров компаний Группы компаний «Интурист», и определяющий основные направления и методологию коммуникационной деятельности.
   
3. 
   Департамент по внешним связям ВАО «Интурист» (Департамент по внешним связям) - структурное подразделение ВАО «Интурист», ответственное за выработку коммуникативной стратегии и осуществление координации коммуникационной деятельности в Группе компаний «Интурист».
   

1.5. PR-службы Группы компаний «Интурист» (PR-службы) – подразделения (сотрудники), уполномоченные в пределах своей компетенции осуществлять коммуникационную деятельность в компаниях Группы компаний «Интурист».

1.6. Внешние контакты – адресаты пресс-релизов и иных материалов подобного формата (открытые письма, официальные заявления и т.п.), не являющиеся должностными лицами и структурными подразделениями Компании и/или компаний Группы компаний «Интурист».

2. Общие положения
2.1. Данный Регламент устанавливает внутрикорпоративные правила взаимодействия в рамках осуществления коммуникационной деятельности.

2.2. Положения Регламента вводят ряд дополнений к существующим бизнес-процессам компаний Группы компаний «Интурист» и должны быть учтены во внутренних документах, регламентирующих деятельность PR-служб.

3. Задачи Регламента
3.1. Обеспечение согласованности в коммуникационной деятельности PR-служб.

3.2. Совершенствование системы управления коммуникационной деятельностью в рамках всей Компании за счет введения единых правил и процедур.

3.3. Объединение потенциала PR-служб для усиления коммуникационной поддержки бизнес-процессов.

4. Основные механизмы

координации коммуникационной деятельности
4.1. Планирование и отчетность
4.1.1. PR-службы осуществляют свою деятельность на основе долгосрочного и среднесрочного планирования. Каждая PR-служба разрабатывает план работы на год и квартал.

4.1.2. Планы на год направляются на согласование вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» не позднее 1 декабря текущего года на официальный электронный адрес.

4.1.3. Уточненные планы на квартал направляются вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» за две недели до начала очередного квартала на официальный электронный адрес.

4.1.4. PR-службы готовят отчеты о деятельности за год и квартал. Отчеты направляются в двухнедельный срок по истечении отчетного периода вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» на официальный электронный адрес.

4.2. Формирование бюджетов коммуникационной деятельности
4.2.1. Конкретные направления и объемы средств, выделяемых на коммуникационную деятельность в Группе компаний «Интурист», рассматриваются Департаментом по внешним связям.

4.2.2. Предложения Департамента по внешним связям по объемам и основным направлениям расходования средств, выделяемых на коммуникационную деятельность в компаниях Группы компаний «Интурист», учитываются должностными лицами Компании при рассмотрении вопросов по формированию соответствующих статей годового бюджета органами управления Компании.

3. 
   Кадровая политика
   

1. 
   Кандидатуры руководителей PR-служб при назначении их на должности согласовываются с вице-президентом по внешним связям ВАО «Интурист».
   

3. 
   Текущее взаимодействие.
   

1. 
   Текущее взаимодействие основано на обмене следующей информацией: пресс-релизами, сообщениями о существенных фактах деятельности, сообщениями о событиях и мероприятиях в сфере корпоративных коммуникаций, мониторингом СМИ.
   

4.4.2. PR-службы направляют пресс-релизы и иные материалы подобного формата (открытые письма, официальные заявления и т.п.) для согласования на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» за один день до рассылки внешним контактам.

4.4.3. При направлении пресс-релизов и иных материалов в Департамент по внешним связям указываются реквизиты исполнителя – ФИО, телефон и электронная почта.

4.4.4. PR-службы рассылают пресс-релизы, сообщения о событиях и мероприятиях, открытые письма и иные материалы подобного формата внешним контактам только после письменного согласования Департаментом по внешним связям.

4.4.5. PR-службы уведомляют Департамент по внешним связям о готовящихся интервью с высшими должностными лицами компаний Группы компаний «Интурист», согласовывают вопросы к интервью и присылают текст интервью на согласование на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» за один день до окончательного срока согласования интервью со СМИ.

4.4.6. PR-службы направляют скорректированную информацию о плановых проектах, мероприятиях и событиях за одну неделю до даты мероприятия, события.

4.4.7. PR-службы направляют информацию о незапланированных мероприятиях и событиях на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист», как только PR-службы получают эту информацию .

4.4.8. При необходимости оперативного реагирования на проявления внешней среды, пресс-релизы и иные материалы подобного формата направляются PR-службами на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» непосредственно перед рассылкой внешним контактам. Пресс-секретарь ставится в известность об этом посредством телефонной связи.

4.4.9. Обмен информацией и взаимодействие PR-служб в кризисных ситуациях осуществляется в соответствии с Регламентом антикризисных коммуникаций Группы компаний «Интурист» (аналогичные регламенты должны быть разработаны в компаниях группы).

5. 
   Контроль за выполнением Регламента
   

1. 
   Контроль за выполнением Регламента возлагается на вице-президента по внешним связям ВАО «Интурист».