1-й день: Ознакомление и выявление цели

2-й день: Определение метода управления временем

3-й день: Закрепление результата

План

Тема: Тайм-менеджмент (управление временем)

1.Введение в курс «Тайм-менеджмента (управление временем)»

Тайм-менеджмент-это искусство управление временем. Используя этот метод, вы сможете не

только управлять своим временем, но и своей жизнью. Начиная с основ, одна из идей заключается

в том, что тайм-менеджмент-это управление своим временем, своей жизнью. Также это лучший

способ организовать свое время, чтобы больше сделать и больше заработать, тем самым начать

управлять своей жизнью. Питер Дракер говорил: «Нельзя управлять временем, можно управлять

только собой». Вторая идея: это качество тайм-менеджмента определяет качество вашей жизни.

Вы можете взглянуть на любой аспект своей жизни, и станет понятно, что положительные

ощущения, это ваш успех и эффективность. Аши действия определяются тем, насколько

качественно вы используете свое время.

Тайм-менеджмент состоит из многих элементов. Вы должны выбрать один из них, тот, который,

как вы думаете, поможет вам сильнее всего, и изучать только его.

Правило №1 (распределение своих возможностей)

Предположим, что каждый день вам нужно очень много сделать, и у вас очень мало времени. В

среднем человек бывает загружен на 110%. Если у вас сложилась такая ситуация, то вы будете

загружены на все 120-130%.

Правило №2 (умение говорить НЕТ)

То, что у вас становится все больше работы и обязанностей, - естественная ситуация для взрослого

человека. Чем лучше вы делаете свое дело, тем больше у вас возможностей и тем больше

обязанностей вы на себя берете. И вот что интересно: если вы человек ответственный, вы не

будете отказываться от новых задач. Неважно, насколько хорошо вы работаете, неважно, сколько

времени на это тратите, вы никогда не сможете переделать всю работу. Время не резиновое, его

нельзя растягивать до бесконечности.

Правило №3 (не тратить время на мелкие задачи)

Вы сможете эффективно управлять своим временем только в том случае, если прекратите

брать все новую и новую работу которая заваливает вас по самые уши. Прекратите выполнять

малоценные задачи и займитесь более важным. Исходя из метода 80/20 видно что на важные

дела у нас уходит около 20 % времени. Поэтому если вы удвоите время, которое тратите на эти

20%, то сможете делать почти в два раза больше, чем раньше. А если сможете отказаться от 80 %

ненужных дел, то освободите массу времени и сможете управлять своей жизнью.

ЦЕЛЬ

Цели – это начальная точка отсчета для тайм-менеджмента. Выбирая цели, необходимо четко

осознать свои собственные ценности, основу своей жизни. Задайте себе вопрос:

- что действительно важно в моей жизни?

- что важно по-настоящему – здоровье, семья, работа, будущее?

И нужно четко понимать, какое место в вашей жизни занимает здоровье, семья, бизнес, карьера и

т.д.

Золотое правило: Цели должны быть реальными, планируемыми и достойными, а результат

достижения цели должен быть видимым и возможным для оценки!

Правило определение ваших ценностей:

1. Обратите внимание но то что вы делаете и то выбираете. В сложных ситуациях, когда

нужно выбрать между разными вещами, тогда ваши истинные ценности проявляются по-

настоящему. Интересно вот что: изменив свое расписание, вы одновременно поменяете и

ценности. Фактически вы можете стать лучше, превратиться в более интересного человека,

просто занимая время тем, чем занимал бы его более интересный человек.

2. Представьте сейчас, что вам осталось жить ровно полгода. Как бы вы тратили свое

время? Подумайте об этом. Еще один вопрос на который вы должны ответить: что бы

вы сделали, если бы у вас был миллион долларов, не облагаемых никакими налогами и

обязательствами?

Упражнение: Записать 3 самые важные цели в жизни на данный момент.

Томас Эдисон говорил следующее: «Я убедился, что когда я работаю над проблемой, то

смогу добиться успеха, только испробовав все неверные способы ее решения. Мне придется

перепробовать все ошибочные методы, а успешным можно считать каждый шаг, который

демонстрирует мне мою ошибку». Это метод Эдисона.

7 шагов по установке цели

1. Точно решите, чего вы хотите.

2. Запишите это на бумаге.

3. Установите крайний срок.

4. Составьте список всего, что необходимо вам для достижения цели.

5. Упорядочить шаги и маленькие цели по порядку и важности. Имея на руках список

действий, упорядоченных по времени и важности вы составляете план. План-это

последовательности шагов, одного за другим.

6. Выполнять действия в своем списке.

7. Каждый день делайте что-нибудь, что будет приближать вас к вашей большой цели.

Правило Управлением Временем

1. Делать только главные задачи (главные это те, что дают 80% результата)

2. Держи голову пустой. (Всю информацию записывать на внешний носитель)

3. Ежедневно просматривайте ваш список дел на сегодня.

4. Переносите неактуальные задачи из сегодня на будущие дни.

5. Записывайте все дела, мысли, идеи, даже если они потребуются вам через месяц

или год. Устанавливайте им срок – такой – когда они будут актуальны. Срок надо

устанавливать всегда, даже если у задачи есть контакт, проект, категория или все

вместе. Когда придет время – задача появится в вашем списке на сегодня – и вы

решите что с ней делать. В любом случае вы про нее не забудете.

Три волшебных слова управления временем: ПЛАНИРУЙ, ВЫДЕЛЯЙ, ДЕЙСТВУЙ!

2.Методы управлением времени

Матрица Эйзенхауэра

Важные:

1. Срочные дела (разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых

подходят сроки сдачи) и

2. Несрочные дела (планирование новых проектов, оценка полученных результатов,

превентивные меры, определение новых перспектив)

Неважные:

3. Срочные дела (прерывания, переговоры, некоторые телефонные звонки, некоторые

совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность) и 4.

Несрочные дела (рутинная работа , некоторые письма, некоторые телефонные звонки,

пожиратели времени, развлечения)

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешить!

Из этой матрицы следует что:

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные – не самые срочные.»

Принцип Парето.

Принцип Парето «80/20». Это правило гласит, что 80% ваших достижений – результат 20 %

ваших усилий, это также означает, что 20% ваших достижений – результат 80 % ваших усилий.

Например:

- 80% времени вы будете носить 20% своей одежды

- 80% продаж магазина приходится на 20% клиентов

- 20 % автомобилистов становятся причиной 80% автомобильных катастроф

- 80 % урожая собирают на 20 % земельных угодий

- 20 % компаний в данной отрасли контролируют 80% бизнеса в этой отрасли.

Чтобы правило сработало, нужно установит шкалу ценностей для разных видов деятельности.

Чего вы достигли за то время, которое, как вы полагаете было потрачено с пользой?

Шкала может варьироваться в зависимости ценностей и от конкретного человека. Сами

ценности также изменяются с течением жизни. То, что сейчас стоит для вас на перовом месте, в

дальнейшем, возможно, уже не будет интересовать вас.

Как установить приоритеты согласно принципу Парето

1. Выпишите все дела, относящихся к достижению определенной цели.

2. Отметьте степень важности по вкладу в достижение цели.

3. Выберите их этих дел, те которые в сумме дадут 80% вклада в достижении цели. Это и

будут Ваши первоочередные дела.

4. Оставшиеся дела и делишки распределите по срочности и важности.

5. Важные выполните сами, неважные и срочные делегируйте.

Делегировать – это процесс передачи чего либо кому либо.

Метод АВС-анализа

Распределить приоритеты по группам.

А – важные и часто срочные дела, (Дела группы А составляет 15 %, как важные и приносящие

максимальный вклад в успех достижения цели, должны быть выполнены самостоятельно, их

нельзя делегировать.)

В – дела средней важности (Дела группы В составляют 20 %, нужно по возможности почетно

делегировать. Хотя они и имеют среднею важность, но вклад от них в общий успех небольшой.)

С – дела, называемый текучкой, всякого рода дополнительную деятельность и т.п.( Дела группы

С составляют 65%, являются неизбежно-рутинными, например телефонные переговоры, письмо и

прочая корреспонденция, заказ билетов и т.д.)

3.Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Метод «Швейцарского сыра»

Для того чтобы выполнить неприятную/сложную задачу сначала разбейте ее на несколько более

мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (как бы выгрызая из разных мест

кусочки большой задачи)

Метод «Лягушки и Слоны» мелкие задачи.

Есть такие дела, которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их

бывает сложно. Так вот решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай

лягушку». Каждый день уменьшать количество неприятных дел, самое лучшее время для этого –

утро, сделал, и весь день можно заниматься другими делами.

Метод «Слоны» крупные задачи.

Такие задачи необходимо по методу «швейцарского сыра» разбивать на более мелкие.

Раздробить «слона» на небольшие кусочки (бифштексы) и каждый день «съедать» по одному

такому бифштексу.

Метод «Таблица ежедневных дел»

Удобный способ отображения «лягушек» и «слонов» в одном месте это записывать их в одной

таблице.

Награждайте себя за выполнение каждой части работы!