СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

1.1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Блок «Обращения граждан» предназначен для внесения в систему электронного документооборота входящих и исходящих обращений граждан.

Блок «Обращения граждан» находится в меню в левой части окна и выглядит следующим образом:


Рис.1

Блок разделен на 2 части:

- Входящие обращения граждан – ОБР.ГР.

- Исходящие обращения граждан – ИСХ ОБР.ГР.

1.2 ССЫЛКИ

Ссылки в обеих частях блока аналогичны.

В ссылках «Без номеров» и «Без номеров с ЭЦП» (подписанные электронной цифровой подписью) отражаются новые поступившие обращения граждан.

По ссылке «Все документы» находятся все зарегистрированные обращения граждан в организации.

Документы, зарегистрированные или созданные текущим днем можно найти по ссылке «Сегодня», аналогично, документы предыдущего дня - по ссылке «Вчера».

Обращения граждан, в которых не созданы страницы, будут находиться по ссылке «Не отсканировано», а документы, карточки которых были удалены, будут лежать по ссылке «Удаленные» до тех пор, пока не будут удалены окончательно.

Для создания нового документа необходимо пройти по ссылке, выделенной красным цветом «Новый документ».

1.3 ПОИСК ДОКУМЕНТА

По ссылке «Поиск» Вам откроется карточка поиска документа (Рис.2), где указав известные реквизиты документа, можно найти любое обращение гражданина.

Рис. 2
Так же поиск документа можно осуществить по реквизитам резолюций (Рис. 3).

Рис. 3

2. СОЗДАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

2.1 СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Для регистрации обращения гражданина в системе нажмите на ссылку «Новый документ»(1) в группе ссылок «Обр. гр.». (Рис.4)


Рис. 4

После чего откроется страница регистрации обращений граждан.

(Рис. 5)

Рис. 5
Во «Входящий №»(1) необходимо ввести номер документа в соответствии с правилами нумерации обращений граждан, действующими в организации. Если в системе электронного документооборота для Вашей организации установлена автоматическая нумерация внутренних документов, то реквизит заполнять не требуется, т.к. после сохранения документа номер присвоится автоматически.

В реквизите «Дата регистрации»(2) по умолчанию отображается текущая дата.

В реквизите «Кому»(3) выберите адресата документа. Если адресатов несколько используйте кнопку «Добавить» для ввода других адресатов.

Если документ создается в ответ на входящий документ, в реквизите «В ответ на №»(4) введите год, № документа и организацию, в которой документ был зарегистрирован. Если таких документов больше одного, используйте кнопку «Добавить» для ввода других номеров.

В реквизите «№ документа»(5) укажите исходящий номер документа и заполните Реквизит «Дата документа».

В реквизите «От кого» по умолчанию стоит «Обращения граждан». При необходимости его можно редактировать.

Кнопка «Добавить автора»(6) выводит на экран дополнительные поля «№ документа», «Дата документа», «От кого».

В реквизите «Указывать персональные данные»(7) по умолчанию поставлена отметка. В случае если нет необходимости вводить персональные данные гражданина при помощи мыши следует убрать отметку в реквизите и дополнительные поля не будут отображаться в карточке.

В реквизите «Автор обращения»(8) с клавиатуры введите фамилию, имя, отчество автора обращения.

В реквизите «Регион» из выпадающего списка выберите регион автора обращения. Каждому региону соответствуют свои государства. Для удобства в реквизите «Регион» по умолчанию стоит Республика Татарстан.

В реквизите «Государство» из выпадающего списка выберите нужное государство.

Реквизит «Республика/область РФ» может быть доступен, только если в реквизите «Государство» выбрано значение «Российская Федерация». Из выпадающего списка выберите нужную республику или область РФ.

Реквизит «Районы РТ» может быть доступен, только если в реквизите «Республика/область РФ» стоит Республика Татарстан. Из выпадающего списка выберите нужный район РТ.

В реквизите «Населенный пункт» из выпадающего списка выберите населенный пункт автора обращения.

Реквизит «Районы Казани» будет доступен, только если в реквизите «Населенный пункт» будет указана Казань.

В реквизите «Тип автора» из выпадающего списка выберите необходимое значение.

Если в реквизите «Тип автора» указано значение «Коллектив», в реквизите «Количество подписей» с клавиатуры введите нужное значение.

В реквизите «Адрес» с клавиатуры введите улицу, дом, корпус, квартиру, индекс, телефон, e-mail автора обращения.

Кнопка «Добавить автора обращения»(9) позволит вывести на экран дополнительные поля «Автор обращения», «Регион», «Государство», «Республика/область РФ», «Населенный пункт», «Районы Казани», «Тип автора», «Количество подписей», «Адрес».

Реквизит «Тематика»(10) состоит из 2-х частей. Каждой тематике соответствует ряд подтем, которые становятся доступны при выборе в первом Реквизите нужной тематики. Из выпадающего списка выберите нужную тематику и подтему.
Следующие поля для заполнения указаны ниже (Рис 6).

Рис. 6
Из выпадающего списка в реквизите «Вид обращения»(1) выберите нужный вид обращения.

В реквизите «Язык обращения» по умолчанию стоит русский язык. При необходимости данный реквизит можно редактировать.

В реквизите «Приложения» выберите необходимое значение.

Из выпадающего списка в реквизите «Событие» выберите необходимое событие.

В реквизите «Соц.группа» при помощи выпадающего списка выберите социальную группу автора обращения.

В реквизите «Льготный состав» из выпадающего списка выберите льготный состав автора обращения.

В реквизите «Результат рассмотрения» из выпадающего списка выберите нужное значение.

В реквизите «Дата направления обращения» с клавиатуры или при помощи календаря введите дату обращения.

В реквизите «Поместить в дело» укажите номер дела.

Если обращение поступило в организацию повторно в реквизите «Первое обращение» нажмите на кнопку «Выбрать». Откроется окно поиска первого обращения (Рис. 7).

Рис. 7
В открывшемся окне введите фамилию, адрес автора первого обращения, выберите год первого обращения и нажмите на кнопку «Показать» (Рис. 8).

Рис. 8
В окне отобразиться список обращений, соответствующих поисковому запросу. В строке с нужным обращением нажмите на кнопку «Добавить», и выбранное обращение автоматически привяжется я к карточке регистрации обращения гражданина.

Далее заполняются поля «Кол-во листов, прил., экз.», «Вид документа», «Вид доставки», «Краткое содержание», «Для передачи вручную», «Контроль», «Срочный», «ДСП», «Срок исполнения», «Примечания».

В реквизите «Текст документа»(11) внесите необходимую информацию. При редактировании этого реквизита галочка «Сформировать страницы документа»(12) ставится автоматически (Рис. 6).

При необходимости к документу можно прикрепить файл документа, созданный ранее в редакторе MS Word(*.doc), Excel(*.xls), Acrobat Reader(*.pdf).
Прикрепление файла и создание страниц представлено на Рис. 9. Для этого нажмите на кнопку добавить файл (1), потом на появившуюся кнопку «Обзор» (2), выберите путь к файлу проекта документа и отметьте при помощи мыши реквизит «Создать страницы», в целях открытия страниц документа для просмотра. В реквизите «Название» (3) наберите название файла.

При необходимости можно прикрепить несколько файлов.

Рис. 9
Если у документа не созданы страницы, т.е. страницы не открыты для просмотра, то обращение будет без движения находится по ссылке «Не отсканировано».

После заполнения всех необходимых полей карточки нажмите на кнопку «Сохр. + просмотр».

2.2 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В БЛОКЕ «БЕЗ НОМЕРОВ»

Для того чтобы зарегистрировать поступившие обращения граждан, необходимо пройти по ссылке «Без номеров»(1) или «Без номеров с ЭЦП»(2) если документ подписан электронно-цифровой подписью (далее ЭЦП) (Рис. 10).

Рис. 10
Далее откроется перечень всех незарегистрированных обращений граждан. Для открытия документа щелкните левой кнопкой мыши в строке нужного обращения гражданина (Рис. 11).


Рис. 11

Для регистрации обращения над открывшейся карточкой нажмите на пиктограмму «Регистр»(1), или «Вернуть»(3) если нужно отказать в регистрации.

Для удаления воспользуйтесь пиктограммой «Удалить»(2) (Рис. 12).

Рис. 12

При добавлении резолюцию или проставления отметки об исполнении документа воспользуйтесь кнопками «Доб.рез»(4) и «Исполн-е»(5) соответственно (Рис. 12).

Остальные иконки рассмотрены ниже (см. п.2.3 стр.15).
Регистрация документов в блоке «ИСХ ОБР.ГР» осуществляется аналогично (см. п.2.2 стр. 13).

2.3 РЕДАКТИРОВАНИЕ КАРТОЧКИ И СТРАНИЦ ДОКУМЕНТА

При необходимости внесения изменения в карточку документа, есть возможность редактирования. Все пиктограммы представлены на Рис. 13.

Рис.13

1. 
   Пиктограмма «Редактирование» используется для внесения изменения в карточку обращения, удаления или добавления файлов.
   
2. 
   Пиктограмма «Удалить» используется для удаления документа, после чего он попадает в ссылку «Удаленные», в которой есть возможность окончательного удаления документа, или при необходимости его восстановления.
   
3. 
   При нажатии на пиктограмму «Страницы» над каждой страницей документа появляются кнопки «Вверх», «Вниз», «Удалить», которые дают возможность расположить страницы в необходимой последовательности, и возможность открытия страниц для просмотра по организациям. Представлено на Рис.14.
   

Рис. 14

4. 
   «Печать» позволяет распечатать документ.
   
5. 
   «Связанные» показывают документы, прикрепленные в реквизите «В ответ на номер».
   
6. 
   «Назад» позволяет выйти из карточки документа.
   

3. ДОБАВЛЕНИЕ НАСЕЛЕННОГО ПУНКТА

При отсутствии в системе населенного пункта, есть возможность его добавить. Для этого нажмите на ссылку «Нас. Пункты» внизу левого меню (Рис. 15).

Рис. 15
После этого откроется страница со списком уже добавленных населенных пунктов (Рис. 16).

Рис. 16
Прежде, чем добавить новый населенный пункт, следует убедиться в том, что такой в справочнике отсутствует. Для этого в поисковой форме вверху страницы выберите регион, государство, а также республику/область РФ (если населенный пункт относится к РФ) и район РТ (если населенный пункт относится к РТ) и нажмите на кнопку «Показать» (Рис. 17).

Рис. 17

Если при помощи поиска запрашиваемый населенный пункт не был обнаружен, внизу отобразившегося списка нажмите на кнопку «Добавить» (Рис. 18).

Рис. 18
На открывшейся странице в реквизите «Наименование» с клавиатуры введите наименование населенного пункта (Рис. 19).

Рис. 19

В реквизите «Регион» выберите регион, к которому относиться добавляемый населенный пункт.

В реквизите «Государство» выберите государство, к которому относиться добавляемый населенный пункт.

В реквизите «Республика/область РФ» выберите республику/область РФ, если добавляемый населенный пункт относиться к РФ.

В реквизите «Районы РТ» выберите район РТ, если добавляемый населенный пункт относиться к РТ.

Нажмите на кнопку «Сохранить».

4. ДОБАВЛЕНИЕ ОБЛАСТИ РФ

Для добавления республики/области РФ в список нажмите на ссылку «Области РФ» внизу левого меню (Рис. 20).

Рис. 20

Откроется окно со списком добавленных областей РФ. Внизу списка нажмите на кнопку «Добавить» (Рис. 21).

Рис. 21
В открывшемся окне с клавиатуры введите наименование республики/области РФ, нажмите на кнопку «Сохранить» (Рис. 22).

Рис. 22

5. КУДА ОБРАТИТЬСЯ ЗА ПОМОЩЬЮ

В случае возникновения вопросов по работе с блоком «Обращения граждан» обращайтесь в службу технической поддержки по тел.: 299-52-21.

Время работы с 8.00 до 20.00 в рабочие дни;

с 8.00 до 14.00 по субботам.